拝啓
冬の寒さも深まってまいりました。
まことにお世話になっております。
ひつじ書房の代表取締役の松本功と申します。いつもお世話になっております。
このたびは、先生に小社の目録「未発12号」をお送りいたしました。その際に、私どもの不注意にて、先生のご所属と肩書きを宛先に載せた状態でお送りしてしまいました。まことに申し訳ありません。今後、このような間違いはないように、いくえにも慎重に注意してまいります。どうかお許し下さい。
今回の問題の原因は、私どもの不注意によるものです。住所の確認のために入れておりましたご所属のデータを、印刷すべきではないのにも関わらず、印刷して発送してしまいました。発送は、日本通運に宛名の打ち出しを含めまして発送事務を委託しておりました。今回の問題は、住所のデータを渡す際に、手元で住所や同姓同名の方を確認する作業のためにつかっていたご所属に関するデータを、発送を委託する日本通運に削除しないで渡してしまったことです。住所のデータは、個人情報ですので、漏洩や流出することがないように固く申し渡しておりましたし、発送の依頼の時には、住所と名前のみを印刷するように指示しておりました。ご住所とお名前以外の現職名を印刷するとは想像もしていませんでした。日本通運に任せておりましたので、チェックを行いませんでした。貴重なデータを取り扱う作業でありますので何重も確認すべきところ、確認することを怠ってしまいました。認識がまったく甘かったことを深く反省しています。まことに申し訳ありません。
今回の問題を踏まえ、発送の方法をもともとのやり方に戻します。今後は発送の仕事はすべて弊社の中で、これまで通り、人の手で１通１通確認しながら発送を行います。したがいまして、このようなことはもう２度とありませんので、まことに恐縮ですが、今回ばかりはどうかお許しいただけましたら、幸いです。
寒さもいっそう深まってまいりました。風邪など召されませんようご自愛下さい。
どうか今後ともよろしく叱咤、勉励たまわりますようお願い申し上げます。

敬具